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Mär
29

AIPC-Kolumne von Edgar Hirt, dem Präsidenten des AIPC

Tagungstechnik – Gelegenheit und Herausforderung zugleich!

Tagungstechnik – Gelegenheit und Herausforderung zugleich

AIPC-Präsident Edgar Hirt

Seit moderne Tagungen und Kongresse existieren, wird darüber diskutiert, ob persönliche Meetings eines Tages durch die Entwicklungen in der Kommunikationstechnik überflüssig gemacht werden. Einerseits weisen Kritiker auf die Kostenersparnisse und den Verzicht auf die umständliche Reiserei hin, die dadurch erreicht werden, dass Meetingteilnehmer durch eine Telefon- oder Videokonferenzverbindung zusammengebracht werden; andere meinen wiederum, dass eine solche Einrichtung niemals die Vorteile der persönlichen Interaktion von Angesicht zu Angesicht ersetzen könne.

Jahr für Jahr ging die Diskussion weiter, jedes Mal durch verstärkte Panikattacken unterbrochen, wenn Konjunkturflauten oder Reiseschwierigkeiten – wie etwa im Zusammenhang mit SARS oder den traumatischen Ereignissen des 11. September – die Weltöffentlichkeit in ihren Bann hielten. Schließlich schien der persönliche Aspekt die Oberhand doch noch zu gewinnen und man kam zu dem Schluss, dass für die große Mehrheit der Menschen die Vorzüge der persönlichen Interaktion durch nichts zu ersetzen seien.

Während dieser Zeit haben jedoch zwei Entwicklungen unauffällig stattgefunden, die zusammengenommen die Karten möglicherweise neu aufmischen. Erstens wurde die Technologie besser. Winzige, verschwommene Bilder – mit erschreckend langen Zeitverzögerungen übertragen – machten Schärferen und Größeren mit Interaktion in Echtzeit Platz, was das Ganze erheblich wirklichkeitsnäher erscheinen ließ. Indem die kostspieligeren fest geschalteten Verbindungen und Spezialausrüstungen, welche frühere Versionen geprägt hatten, durch webbasierte Möglichkeiten ersetzt wurden, bekam man auch die Kostenseite in den Griff. Die Fernverbindung als Alternative wurde nicht nur qualitativ höherwertig, sondern auch kosteneffizienter und allgemein verfügbar.

Tatsache ist, dass dieser Trend sich fortsetzen wird. Die meisten Beobachter sind der Meinung, dass sich die Kommunikationstechnologie erst am Anfang einer Entwicklung befindet, die sich nun in Quantensprüngen messen dürfte – getrieben durch größere Speicher- und Übertragungskapazitäten sowie durch eine bessere Software zur allgemeinen Vereinfachung. Was sich bereits vom Zustand des kaum Erträglichen bis hin zum Brauchbaren entwickelt hat, könnte nun zum geradezu Beachtlichen emporsteigen.

Zweitens sorgte man sich immer mehr um die Nachhaltigkeit von Meetings, vor allem aber auch um die ökologischen Auswirkungen der langen Entfernungen, die die Delegierten zurücklegen mussten, um an ihren Veranstaltungen teilzunehmen. Mittlerweile ist es soweit gekommen, dass viele Regierungen, Nicht-Regierungs-Organisationen und internationale Institutionen eine Begrenzung der Geschäftsreisetätigkeit fordern - eine Situation, die sich in absehbarer Zeit kaum entspannen dürfte. Auch wenn Tagungszentren und andere Branchendienstleister sich massiv darum bemüht haben, die Auswirkungen der Veranstaltungen selbst auf die Umwelt zu mildern, können weder sie noch andere sehr viel bewirken, wenn es um die Reisetätigkeit geht.

In der Praxis gehen die größten Risiken für die Tagungsindustrie von einer Kombination mehrerer Faktoren aus. Die Synergien bei den Unternehmen und Regierungen, die eifrig darauf bedacht sind, Kostenersparnisse zu erreichen, sowie die Möglichkeiten, die denselben Gruppierungen offen stehen, ihre Entscheidungen mit ihrer Umweltverantwortung zu begründen, sind kaum zu widerlegen.

Gleichzeitig gibt es sehr viele gut positionierte Meinungsbildner in Technologiebereichen, die von der Entwicklung hin zu Telemeetings profitieren würden und selbstredend nur allzu gern eine derartige Entwicklung fördern möchten.

Was ist zu tun? Meines Erachtens müssen wir uns drei Bereichen widmen:Erstens ist es notwendig, die Vorteile konkret zu dokumentieren, die wir für persönliche Meetings reklamieren, anstatt Zuflucht zu alten Sprüchen zu nehmen, die angesichts der neuen technischen Fortschritte doch nun ein wenig verbraucht wirken. Es wird nicht einfach sein, doch alles was reell ist – und dass nehmen wir schliesslich für die Vorzüge der persönlichen Interaktion in Anspruch – lässt sich auch irgendwie messen. Es geht lediglich darum, uns zu überlegen, wie wir das am besten tun können.

Zweitens müssen wir unsere Gegenargumente bezüglich der Gründe für die größere Effizienz kollektiver Meetings richtig ordnen: etwa weil kollektive Veranstaltungen eine Alternative zu den vielen Einzelmeetings bieten oder die Fortschritte, die sie zeitigen, letztendlich einen viel höheren Mehrwert erzeugen als etwaige dadurch verursachte Umweltkosten. Auch dies wurde so lange für selbstverständlich gehalten, dass wenig daran gearbeitet wurde, um die positiven Aspekte überhaupt zu identifizieren und entsprechend zu gestalten. In einer Zeit, da viel überzeugendere Argumente gebraucht werden, reicht das aber nicht. Schließlich müssen wir sicherstellen, dass wir unser Bestes tun, um die neuen Technologien in bereits bestehende Veranstaltungsformate einzugliedern, damit diese wirkungsvoller werden, als ihnen sonst möglich wäre. Die neuen Technologien werden nicht einfach wieder verschwinden. Die Herausforderung liegt also darin, sie für uns arbeiten zu lassen, anstatt sie als Bedrohung aufzufassen. Wenn es uns gelingt, sie so zunutze zu machen, dass sie persönliche Meetings schlagkräftiger und allgemein nützlicher gestalten, werden sie mehr zum Nutzen denn zur Bedrohung für die Tagungsbranche – so dass die Teilnehmer noch mehr mit als ohne diese Technologien profitieren. In einigen Fällen heißt das tatsächlich, Elemente von Telemeetings in organisierte Veranstaltungen zu einzubauen – was ja bereits geschieht. Wenn das jedoch die persönliche Teilnahme eher fördert denn benachteiligt, so bleibt die Wirkung per Saldo positiv.Jahrelang haben wir uns mit der Behauptung aus der Affäre gerettet, die persönliche Interaktion lasse sich durch nichts ersetzen – womit wir bislang auch meistens gut gefahren sind. Doch nun müssen wir uns einer Zukunft stellen, in der wir angesichts der verbesserten technologischen Möglichkeiten und schlagkräftigeren Gegenargumenten viel mehr an Überzeugungsarbeit zu leisten haben.

Edgar Hirt ist Präsident der International Association of Congress Centres (AIPC)und Geschäftsführer des CCH-Congress Center Hamburg

Weitere Informationen sind von marianne.de.raay(at)aipc.org bzw. unter www.aipc.org erhältlich