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Mär
30

Geschäftsreisen

Ganzheitlichen Blick auf die Kosten

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Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer des GeschäftsreiseVerbands VDR über den Rotstift bei Geschäftsreisen und die fehlende Formel, mit der die Kosten einer Reise und der zu erwartende Gewinn errechnet werden kann.

TW: Ein Wirtschaftswachstum von 2,4 Prozent haben die Vereinten Nationen für dieses Jahr vorhergesagt. Ein Drittel aller deutschen Unternehmen hat letztes Jahr nach der Katastrophe auf den Finanzmärkten und der darauf folgenden Wirtschaftskrise Geschäftsreisen gestrichen. Stabilisiertsich 2010 dieser Trend oder gibt es Anzeichen dafür, dass geschäftlich wieder mehr gereist wird?

Biehl: Der VDR befragt seit Anfang der Krise im Herbst 2008 in regelmäßigen Abständen seine Mitgliedsunternehmen nach den Auswirkungen der Finanz- und Wirtschaftskrise auf das Geschäftsreiseverhalten. Dabei wird eine Entwicklung deutlich, die im ersten Halbjahr 2009 ihren Tiefpunkt erreicht hat. Mittlerweile ist die Stimmung wieder vorsichtig optimistisch. Laut unserer letzten Mitgliederumfrage rechnet ein Viertel der Befragten Anfang 2011 mit einem Anstieg des eigenen Reisevolumens. Die Hälfte der Umfrageteilnehmer rechnet damit sogar noch in diesem Jahr. Selbstverständlich war allerdings das vergangene Jahr für viele Unternehmen schwierig.

Doch wenn es wieder aufwärts geht, müssen die Zügel auch wieder etwas gelockert werden. Die VDR-Mitglieder setzen den Rotstift auch nicht mehr so rigoros an: nur noch elf Prozent streichen alle nicht unbedingt notwendigen Reisen. Geschäftsreisen stehen also in vielen Firmen wieder auf dem Plan – und das ist aus unternehmerischer Sicht auch sinnvoll. Schließlich tragen sie maßgeblich dazu bei, geschäftliche Beziehungen zu entwickeln, sie zu festigen und Erlöse zu steigern.

TW: Im Business Travel Bereich knüpfen sich bei Unternehmen ein Drittel der Reisen an Kongresse und Events, im Verbandsbereich sogar zwei Drittel. Welche Bereiche sind bei der Reduzierung der Geschäftsreisen besonders betroffen?

Biehl: Den Unternehmen stehen selbstverständlich kleinere Etats für ihre Veranstaltungen zur Verfügung. Auch für 2010 gehe ich erst einmal noch nicht von einer Steigerung der aufgewendeten Mittel aus. Ein Teil der deutschen und internationalen Unternehmen hat bereits Anzahl und Dauer seiner Geschäftsreisen sowohl im promotablen (Messe- und Tagungs-/Kongressreisen) als auch im traditionellen Bereich reduziert. Dennoch steht die Reduktion im Veranstaltungsbereich nicht an erster Stelle, wenn es darum geht, Restriktionen umzusetzen. Die VDR Geschäftsreiseanalyse hat gezeigt: Erst als vierte Maßnahme nach der Reduktion des Reisevolumens, virtuellen Konferenzen und Verschärfung der Reiserichtlinien kommen Einschränkungen bei Messeauftritten, Kundenveranstaltungen etc.

TW: Werden Geschäftsreisen auch in Deutschland tendenziell kürzer?

Biehl: Gerade im Abschwung ist es wichtig, bestehende Kontakte zu pflegen und neue anzubahnen. Jede Reise muss dennoch individuell abgewogen werden: Ist der persönliche Kontakt in diesem Fall wichtig oder kann der Termin auch per Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden? Wer sich für eine Reise entscheidet, versucht selbstverständlich, mehrere Termine zusammen zu legen oder die Reise zu verkürzen, um Übernachtungen zu sparen. Dabei muss aber immer im Blick bleiben, was dem Reisenden zugemutet wird: Es ist fraglich, ob eine Verhandlung noch erfolgreich verläuft, wenn der Geschäftsreisende um drei Uhr nachts aufstehen musste, um rechtzeitig zum Termin zu kommen.

TW: Gibt es Anzeichen dafür, dass Unternehmen weiter ihre Reiserichtlinien verschärfen, um dort Kosten zu senken?

Biehl: Die Krise hat die Travel Manager noch mehr gefordert, versteckte Einsparpotenziale aufzuspüren. Sie sind in ihrer Organisation professioneller geworden und haben erkannt, wie wichtig eine sorgfältige Planung und Analyse ist, um den Kostenblock Geschäftsreisen nachhaltig zu optimieren. Die Einsparmaßnahmen wurden in der Vorstandsetage und unter den Geschäftsreisenden akzeptiert. Eine weitere Verschärfung wird nicht nötig sein – eine Beibehaltung oder sogar eine Lockerung an gewissen Stellen ist dagegen sicherlich nicht falsch.

Eine der größten Herausforderungen für Travel Manager ist es jetzt, einen ganzheitlichen Blick auf die Kosten einer Geschäftsreise zu werfen – die Transparenz in ihrem Geschäft auszubauen und zu erhalten. Die Anforderungen aus der Geschäftsleitung, den Wert einer Reise zu ermitteln, sind gerade in schwierigen Zeiten höher denn je. Jedoch gibt es noch keine Formel, mit der die Gesamtkosten einer Reise und darauf aufbauend der zu erwartende Gewinn im Vorfeld sicher errechnet werden können.

TW: Legt die Substitution von Geschäftsreisen durch Video-, Web- und Telefonkonferenzen zu?

Biehl: Ein professionelles Travel Management schließt intelligente Reisevermeidung mit ein. Web-, Videound Telefonkonferenzen scheinen durchaus probate Mittel zu sein, Reisekosten einzusparen: Ein Drittel der befragten VDR-Mitgliedsunternehmen setzt mittlerweile solche Technologien ein, um Geschäftsreisen zu ersetzen. Weitere zwanzig Prozent verfolgen diesen Zukunftstrend aus anderen Gründen wie der Verbesserung der internen Kommunikation.

Interview: Dirk Mewis