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Mär
31

AIPC Kolumne

Tagungsstätten der Zukunft – unseren Beitrag leisten!

Congress Centrum Mainz

Congress Centrum Mainz

Eines der interessantesten und gleichzeitig herausforderndsten Ergebnisse unserer letzten AIPC Annual Conference ist die Erkenntnis, dass die Erweiterung, die Neuausrichtung und die Modernisierung von Tagungsstätten sich ändern wird.

War dies bisher etwas, was gelegentlich getan wurde, so wird es künftig zu einem weitgehend kontinuierlichen und andauernden Prozeß. Die Gründe dafür und die Konsequenzen daraus sind interessant, sowohl für die Tagungsstätten selbst wie auch für ihre Kunden und Lieferanten.

Die größte Herausforderung für Tagungsstätten ist natürlich, dass diese grundsätzlich langfristige Investitionsobjekte in einer sich ständig ändernden Branche darstellen. Sie müssen stets auf dem neuesten Stand und wettbewerbsfähig sein, obwohl sie, wenn erst einmal erstellt, natürlich in ihrer fundamentalen Struktur nur wenig flexibel sind. In den letzten Jahren haben die sich ändernden Anforderungendes Marktes sich nicht nur auf solche Dinge wie Programme und Dienstleistungen bezogen, die Größe und Anordnung von Räumlichkeiten ist auch ein Thema geworden – und das ist bei einem soliden Gebäude sicherlich kein ganz einfaches Thema!

Aber es gibt darüber hinaus eine ganze Reihe anderer Anforderungen, denen entsprochen werden muss, das reicht von neuer Technologie bis hin zur Nachhaltigkeit. Manchmal kann diesen Anforderungen durch die Änderung von Abläufen und Prozessen entsprochen werden, aber häufig ist eine ganze Menge mehr vonnöten. Die Folge daraus ist, dass selbst wenn neuen Anforderungen aus einer alten Struktur heraus entsprochen werden kann, diese Anpassungen aber sehr teuer und umständlich sein können. Ein großes Problem in diesem Zusammenhang ist, dass es eine ganze Menge Tagungsstätten gibt, und dass in einigen Gegenden das Angebot größer ist als die Nachfrage. Das heißt natürlich, dass es ein hohes Maß an Wettbewerb gibt – und da kann kein Tagungscenter es sich erlauben, nicht mit vorne dabei zu sein, wenn es wettbewerbsfähig bleiben will.

Es wäre natürlich einfach zusagen, dass sich bei einem großen Angebot das Geschäft einfach überall hin ausbreiten kann, aber wir wissen alle, dass die Wirklichkeit anders aussieht. Es gibt eine ganze Reihe anderer Gründe, warum sich Veranstalter für eine bestimmte Destination entscheiden. Und wenn ein Center das Glück hat, einen festen Kundenstamm zu haben ,dann muss alles getan werden, um zu verhindern, dass Kunden abwandern, weil die Räumlichkeiten nicht passen oder nicht ausreichen. Deswegen müssen wir stets daran arbeiten, unsere Centers auf dem neuesten Stand zu halten, unabhängig davon, wie viele Alternativen es geben mag.

Das bedeutet für viele Tagungsstättenmanager natürlich eine Menge zusätzlicher Arbeit – hier muss man sowohl Projektmanager wie auch Centerbetreiber sein. Für die Kunden bedeutet das, dass sie möglicherweise mehr Einfluß auf die Gestaltung der von ihnen verwendeten Einrichtungen haben können.

Die oberste Maxime im Bau von solchen Zentren ist heute die Flexibilität. Wir können wohl davon ausgehen, dass wir niemals wirklich vorhersagen können, welche Anforderungen in der Zukunft gestellt werden, und so müssen wir alles daran setzen, Anlagen so zu gestalten, dass sie den sich ändernden Anforderungen angepaßt werden können. So können zum Beispiel Mehrzweckräume und bewegliche Wände schon ein großer Schritt in Richtung flexible Reaktion auf neue Anforderungen sein, und eine intelligente Auslegung kann ebenfalls Änderungen in betrieblichen Abläufen vereinfachen.

Aber es ist natürlich schon hilfreich etwas über die wahrscheinlichen künftigen Anforderungen zu wissen – und das ist der Punkt, an dem die Kunden ins Spiel kommen. Eventveranstalter sind wohl am allerbesten in der Lage, die künftige Ausrichtung von Tagungen und ähnlichen Veranstaltungen vorherzusagen. Wenn sie sich die Zeit nehmen, dies auch den Hallenbetreibern entsprechend mitzuteilen, tun sie diesen einen großen Gefallen – und auch sich selbst. Je mehr die Manager über künftige Trends wissen und dies dann den Architekten, Designern und anderen im Entwicklungsprozeß beschäftigten Personen mitteilen, um so wahrscheinlicher ist es dann, dass sie genau die Veranstaltungsstätte bekommen, die sie künftig brauchen und wollen.

Ich meine, wir sollten das immer berücksichtigen,um uns auf eine Zukunft vorzubereiten, in der die Veranstaltungszentren viel häufiger auf den jeweils neuesten Stand gebracht werden müssen, und dazu muss auch die Dialogbereitschaft gefördert werden. Die Veranstaltungs und Kongresshallen sollten ihre Post-Event Befragungen so gestalten, dass die Erkenntnisse und Informationen der Kunden darüber, wie bauliche Änderungen das Tagungsumfeld verbessern würden, erfaßt werden und nicht nur Auskunft darüber geben, wie der Service bei dieser oder jener Veranstaltung war. Und die Kunden selbst sollten diese Inputmöglichkeit als eine Art Investition in die eigene Zukunft sehen und sollten sich Gedanken darüber machen, welche Änderungen an einem bestehenden oder künftigen Gebäude ihren Bedürfnissen am ehesten entsprechen würden.

Das gleiche gilt auch für die Zulieferer und Dienstleister, egal ob in der Gastronomie, Sicherheit, im Housekeeping oder bei audiovisuellen Medien. Dies sind die Fachleute, welche die Grenzen von Veranstaltungszentren und die Erwartungen der Kunden so gut oder sogar noch besser als das Hallenpersonal selbst kennen – die sich aber auch eher auf das Tagesgeschäft konzentrieren und sich weniger darum kümmern, diese Erkenntnisse und Informationen für strategische Entscheidungen aufzubereiten. Wir sollten also diesen Trend zu fast schon regelmäßigen Updates zu unser aller Vorteil nutzen und auch alle Mitverantwortung dafür tragen, unseren jeweiligen Input dafür zu leisten, das Tagungszentrum der Zukunft zu erstellen.

Edgar Hirt ist Präsident der International Association of Congress Centres (AIPC) und Leiter des CCH Congress Centers Hamburg.