Innsbruck "Meeting Experts"
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Die „Meeting Experts“ sind (vorne v.l.): Christine Stelzer (Leiterin des Innsbruck Convention Bureau), Ina Kähler (Head of PCO Tyrol Congress & Business Development Conferences), Simona Gurtner (Referentin Eventmanagement, Team PR & Medien an der Medizinischen Universität Innsbruck), Alexandra Einwaller (Projektleiterin des Innsbruck Convention Bureau) sowie (hinten v.l.): Sven Oliver Jeschke (Referent des Dekanats an der Fakultät für Soziale und Politische Wissenschaften an der Leopold Franzens Universität Innsbruck), Prof. Gustav Frädrich (Direktor der Univ.-Klinik für Gefäßchirurgie, Medizinische Universität Innsbruck), Uwe Steger (Leiter des Büros für Öffentlichkeitsarbeit der Leopold Franzens Universität Innsbruck) und Klaus Schmidhofer (Vertriebs- und Marketingleiter Congress Messe Innsbruck).
Bereits seit Jahren besteht eine enge Kooperation zwischen der Congress Messe Innsbruck (CMI) und dem Innsbruck Convention Bureau, wenn es um die Akquise und Abwicklung größerer Kongresse in der Tiroler Landeshauptstadt geht. Um den Kongressstandort Innsbruck weiterzuentwickeln und um auch nach der Krise wieder am internationalen Kongressparkett mitzumischen, sind neue Strategien und Maßnahmen notwendig. Mit der im Jahr 2020 ins Leben gerufene „Meeting Experts“ Gruppe wird ein Brückenschlag zur Wissenschaft ermöglicht, um potenzielle Synergien zu nutzen.
„Funktionierende Netzwerke ermöglichen erfolgreiches Wirtschaften und nur das Zusammenspiel verschiedenster Stakeholder aus den unterschiedlichsten Bereichen wie Wirtschaft, Wissenschaft und Tourismus können sicherstellen, dass im Kongresswesen alle Potenziale erkannt werden und somit der Kongress Standort Innsbruck gestärkt wird“, beschreibt Christine Stelzer (Leiterin des Innsbruck Convention Bureau, Innsbruck Tourismus) den leitenden Gedanken, der hinter der Gründung von Meeting Experts steht. Das interdisziplinär und organisationsübergreifend agierende Team hat die Zeit der Pandemie genutzt, um sich mit den Herausforderungen der Zukunft zu beschäftigen und eine Strategie für die kommenden Jahre festzulegen.
„Wir wollen nach Corona wieder internationale Kongresse nach Innsbruck holen und auch WissenschafterInnen an den Universitäten motivieren in ihrer Community für Innsbruck zu werben sowie proaktiv Fachkongresse zu akquirieren.“
Akquise von Kongressen: Aufwändiger Prozess gibt lokalen Vertretern zentrale Bedeutung
Die Akquisezeit für eine größere Veranstaltung im Kongressbereich dauert im Mittel drei bis fünf Jahre und ist ein aufwändiger Prozess, in dem zumeist das lokale Mitglied des Verbandes die zentrale Rolle spielt. „Exakt an dieser Schnittstelle können wir als Berater eine Brücke zwischen der Wissenschaft und der Kongresswirtschaft bauen“, erklärt Uwe Steger, Leiter Büro für Öffentlichkeitsarbeit der Leopold Franzens Universität. Hier setzen die Meeting Experts an, entwerfen Strategien im Bereich der Akquise, beraten und unterstützen interessierte WissenschafterInnen und potenzielle Kongressveranstalter, bringen die Stakeholder an einen Tisch und holen im Erfolgsfall – einen internationalen Kongress in die Landeshauptstadt.
Unterstützend tätig mit Erfahrungen und Kontakten
„Die ‚Meeting Experts‘ sollen im Wesentlichen unterstützend und beratend tätig sein, denn sie verfügen über die notwendigen Erfahrungen und Kontakte“, so Sven Jeschke. „Für 2022 konnte so bereits vor einigen Jahren der internationale ECPR (European Consortium for Political Research) Kongress mit bis zu 2000 TeilnehmerInnen für Innsbruck gewonnen werden.“
„Die Congress Messe Innsbruck ist mit ihren drei Standorten (Congress Innsbruck, Messe Innsbruck und congresspark igls) der verlässliche Partner für die professionelle Ausrichtung von Kongressen. Wir bieten individuelle Lösungen mit unterschiedlichen Raumkonzepten und eine hohe Flexibilität bei der Organisation. Mit unserem erfahrenen Team kümmern wir uns vom Angebot bis zur Durchführung um einen optimalen Ablauf der Veranstaltung. Aktuell gilt es Verordnungen und Bestimmungen im Blick zu haben, die CMI kann darauf schnell und unkompliziert reagieren und passende Lösungen anbieten“, so Klaus Schmidhofer.
Mit dem PCO Tyrol Congress bietet die CMI ihren Kunden auch das komplette Portfolio einer professionellen Kongressagentur. Ina Kähler kennt das internationale Kongressbusiness seit vielen Jahren: „Bei Kongressen sprechen wir von wissenschaftlichen Verbandstagungen. Im Wesentlichen ist unsere Aufgabe, die Professoren zum Kongressablauf zu beraten. Wir entlasten sie weitestgehend in der Gesamtorganisation und unterstützen auch in der Budgetierung. Mit uns haben die Kunden einen erfahrenen Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Kongressorganisation.“
Gute Verkehrsanbindung und ÖPNV Netz vor Ort als wichtiges Kriterium für den Kongress Standort
Für internationale Kongresse ist eine gute verkehrstechnische Anbindung ein wesentlicher Faktor – wichtig sind gute Flugverbindungen besonders zu den Hubs Frankfurt und Wien, direkte Zugverbindungen innerhalb Europas sowie ein gut ausgebautes und möglichst günstiges ÖPNV Netz vor Ort. Letzteres kann Innsbruck Tourismus bereits gegenwärtig mit der Welcome Card anbieten, denn ab zwei Übernachtungen in einem Partnerbetrieb der Welcome Card können auch Kongressgäste kostenlos den öffentlichen Verkehr der Stadt nutzen.
Über das Innsbruck Convention Bureau
Das 2018 als eigener Bereich von Innsbruck Tourismus gegründete Innsbruck Convention Bureau ist die Servicestelle für Kongresse, Tagungen und Incentives in der Region Innsbruck. Veranstaltern steht ein erfahrenes Team von vier Mitarbeitern zur Seite, das sich als neutraler Full-Service-Partner um Veranstaltungen und Incentives kümmert – von der Idee bis zur Durchführung. Das Spektrum der Serviceleistungen reicht u.a. von der geeigneten Locationsuche über die Verwaltung von Hotelkontingenten bis hin zur Unterstützung bei der Kongressbewerbung und der Organisation von Kongresstickets und -förderungen. Mit ihrem alpin-urbanen Angebot bietet die Region Innsbruck eine vielfältige Bühne für Veranstaltungen. Durch ein umfangreiches Netzwerk und Mitgliedschaften bei nationalen und internationalen Dachverbänden der MICE-Industrie kann sich Innsbruck als attraktive Tagungs- und Kongressstadt erfolgreich positionieren. Die Tiroler Landeshauptstadt mit ihren 130.000 Einwohnern ist sowohl Universitätsstadt mit rund 35.000 Studierenden als auch Sitz vieler internationaler Firmen.