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Kann Eventmanagement-Software Ihnen wirklich eine größere Kontrolle verschaffen?

Cvent Eventmanagementsoftware

Als Event-Veranstalter ist es Ihr Job, immer die Kontrolle zu behalten und sicherzustellen, dass das Event wie am Schnürchen läuft. Aber wie viele Räder halten Sie gleichzeitig am Laufen und kann das Einbringen von Technologie wirklich beim Erfolg Ihres Events einen Unterschied machen und Ihnen mehr Kontrolle verschaffen?

Die Erfahrung in der Entwicklung von Eventmanagementsoftware seit 1999 und die Berücksichtigung von Kunden-Feedback über Jahre hinweg haben es uns ermöglicht, eine Plattform zu kreieren, welche dem Eventplaner wirklich umfassende Kontrolle verschafft.
Es gibt mehrere Schlüssel für erfolgreiches Eventmanagement, welche mit einer solchen Plattform abgedeckt werden können.

Der erste wichtige Schritt zum Erfolg besteht in einer effektiven Bewerbung durch E-Mail-Einladungen, einer automatisierten Eventregistrierung und zusätzlichen integrierten Marketingelementen, wie einer Website, Direktwerbung und medialen Aktionen. Die wirtschaftlichste Marketingmethode, E-Mail-Einladungen, fördert zweifellos die Teilnahme stärker als jedes andere Medium. Die Integration von Einladungen mit einer Online-Registrierung und einem System für die Zahlungsabwicklung kann die Teilnehmerzahlen dramatisch erhöhen, die manuellen Dateneingaben reduzieren und die Aufgaben rund um die Teilnehmernachverfolgung vereinfachen.

Die Erstellung einer einladenden Event-Website ist der nächste Schlüssel zu einem erfolgreichen Event. Dabei ist es wichtig, eine Online-Eventregistrierung über die Event-Website anzubieten, da diese es den Veranstaltern ermöglicht, die Logistik für das Event zu managen. Ohne eine solide Online-Registrierungslösung und die Möglichkeit, Zahlen nachzuverfolgen, überbuchen Planer häufig einen Veranstaltungsort oder lasten die Veranstaltungsfläche nicht optimal aus. Eine qualitativ hochwertige Event-Website sollte Teilnehmern Einblick in die Event-Agenda ermöglichen und den Registrierungsprozess für alle Parteien straffen. Online-Registrierungssysteme können mehr als nur einfache Web-Formulare zur Erfassung von Informationen bieten. Sie können bereits bekannte Teilnehmerdaten in die Registrierungsformulare voreinfüllen und so den Registrierungsprozess für den Teilnehmer einfacher und persönlicher gestalten, was bewiesenermaßen die Antwortraten drastisch erhöht.

Als Drittes ist es entscheidend, Ihre Teilnehmer vor dem Event auf der Event-Website zu befragen um ihre Ziele für das Event besser zu verstehen und infolgedessen genauer bestimmen zu können, wie diese am besten erreicht werden können. Des Weiteren ist es entscheidend herauszufinden, warum ein eingeladener Teilnehmer abgelehnt hat. Sind Terminkollisionen der Grund für die Nicht-Teilnahme? Oder fehlen das Interesse an den Fortbildungsthemen oder dem Veranstaltungsort? Solch zusätzliche Informationen können für die Optimierung und Planung zukünftiger Events hilfreich sein. Die Bewertung von Teilnehmererwartungen bietet individuelle Informationen, die für die Durchführung eines hochqualitativen Events notwendig sind.

Ein weiterer Schlüssel für Eventerfolg ist die Automatisierung administrativer Aufgaben. Dateneingabe, Zahlungsabwicklung, Berichterstellung und andere Aufgaben verschlingen eine enorme Menge an Zeit und Ressourcen. Eventmanagementsysteme können all diese zeitaufwendigen Aufgaben automatisieren und ermöglichen es dem Planer, mehr Events durchzuführen, sich auf wichtigere Arbeiten zu fokussieren, informiertere Entscheidungen zu treffen und das Büro täglich zu einer akzeptablen Uhrzeit zu verlassen. Kurz gesagt, sie verschaffen dem Planer Kontrolle.

Folgeaktionen nach dem Event sind für ein erfolgreiches Event extrem wichtig. Senden Sie Teilnehmern eine Feedback-Umfrage, um die Ausführung jedes Events zu bewerten. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihr nächstes Event zu verbessern. Die Teilnehmer werden zur Kenntnis nehmen, dass man ihren Bedürfnissen gerecht wird und ihr Feedback umgesetzt wird. Detailgenauigkeit und ein umgehendes Follow-up fördert Loyalität zu Ihrer Marke, Ihrem Unternehmen und Ihren Events.

Eventtechnologie ist zu einem fundamentalen Tool für den heutigen Eventplaner geworden und verschafft Ihnen die totale Kontrolle über Ihre Events.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte www.cvent.de

   
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