Monaco: Rückblick auf die Les Assises 2020 in...
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Rückblick auf die Les Assises 2020 in Monaco mit Sophie Guérin, Geschäftsführerin der Agentur DG Consultants

© MONTE-CARLO Société des Bains de Mer

Flugverkehr, Regionalverkehr, Hotels und Restaurants waren gefragt: Mit über 3.000 Besuchern hat die Les Assises das Fürstentum Monaco in Aufruhr versetzt. Diese Schlüsselveranstaltung im Bereich der digitalen Sicherheit bringt an vier Tagen alle wichtigen Akteure der Branche zusammen. Im Oktober 2020 gelang  DG Consultants, dem Veranstalter, trotz der Pandemie die 20. Auflage. Sophie Guérin erklärt, wie es war, die Veranstaltung zu organisieren und teilt die Pläne für 2021.

Im Jahr 2020 wurden viele B2B-Veranstaltungen bestenfalls verschoben, schlimmstenfalls abgesagt. Aber DG Consultants hat es geschafft, die Les Assises de la Sécurité im vergangenen Oktober durchzuführen. Haben Sie jemals daran gezweifelt, dass Sie es schaffen können? Wie haben Sie es geschafft, auf Kurs zu bleiben?

Sophie Guérin: Mitte des Jahres dachten wir, dass die globale Situation klarer werden würde. Doch Anfang September befanden wir uns in einer Grauzone. Jede Woche schränkten die Ankündigungen der französischen Regierung unsere Optionen ein. Im September und Oktober haben wir einige Fortschritte gemacht, aber es war nicht einfach. Die Chancen waren gegen uns gestapelt. Zusätzlich zu den Ankündigungen kursierte unter den Kunden und Gästen das falsche Gerücht, Les Assises sei abgesagt worden, was uns zwang, Erklärungen und Artikel zu veröffentlichen, um diese Behauptungen zu widerlegen.
Glücklicherweise hat unsere Veranstaltung eine starke und unglaublich loyale Gemeinschaft. Die Teilnehmer der Ausgabe 2020 waren enthusiastisch, respektvoll gegenüber präventiven Maßnahmen, engagiert und motiviert. Im Nachhinein kann ich feststellen, dass uns ein echter Kraftakt gelungen ist.

"Viele Veranstaltungen wurden im Jahr 2020 verschoben oder abgesagt, aber Les Assises war die einzige, die ihren Termin nie verschoben hat. Das war eine starke Botschaft an die Teilnehmer." - Alice Vo Van Thien, Operative Projektleiterin, Monte-Carlo Société des Bains de Mer

Alle Einrichtungen in Monaco wurden natürlich für die Unterbringung und das Catering während der Veranstaltung genutzt. Wie haben Sie die Veranstaltung mit Ihren Partnern in Monaco organisiert?

Uns war schnell klar, dass die Organisation des Abendessens die größte Schwierigkeit darstellen würde. Wir trafen uns mit dem Monaco Convention Bureau, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen und um eine Lösung zu finden. Natürlich mussten wir die Einrichtungen nach unseren Vorgaben und Bedürfnissen koordinieren. Wir mussten uns für Sit-Down-Dinner entscheiden und bekamen dafür gutes Kundenfeedback: Die Gäste empfanden dies als einen VIP-freundlicheren, qualitativ hochwertigeren Ansatz. Allerdings schränken Sit-Down-Dinner und Flow-Management die Networking-Möglichkeiten ein. Für 2021, wenn die Pandemie anhält, können wir das Konzept verbessern und an der Vernetzung von Kunden und Gästen arbeiten.

Eine Ausgabe wie keine andere
In der Vergangenheit haben das Monte-Carlo Bay Hotel & Resort und das Méridien Beach Plaza abendliche Cocktailpartys veranstaltet, eine am Mittwoch und die andere am Donnerstag. Im Jahr 2020 empfingen die beiden Häuser jeweils an beiden Abenden die Gäste zum Sit-Down-Dinner. Es war eine Herausforderung, die Menschenströme zu managen und die Aktivitäten zu synchronisieren, während die Covid-Maßnahmen eingehalten wurden.

Wie wurde die Veranstaltung mit dem Grimaldi Forum organisiert, das tagsüber Aussteller und Gäste beherbergte?

Die sanitären Maßnahmen im Grimaldi Forum waren sehr streng. Unsere Gruppe, Comexposium, hatte sehr schnell einen Covid-Leitfaden erstellt. Ich habe mich auf die Richtlinien der Gruppe gestützt, und wir haben mit dem Grimaldi Forum ein Dossier zusammengestellt, in dem alle unsere Maßnahmen beschrieben sind. Wir haben es dann mit den Gästen und Teilnehmern geteilt.

Meetings im Grimaldi Forum sind immer eins-zu-eins bei Ihrer Veranstaltung. Angesichts von Covid war dieses Format besonders passend. Mussten Sie für die Tagesveranstaltungen besondere Vorkehrungen treffen?

Ja, One-to-One ist für diese Art von Veranstaltung geeignet, und man kann immer noch eine vernünftige Anzahl von Personen unterbringen. Wir haben alle konventionellen Maßnahmen umgesetzt, einschließlich Masken, hydroalkoholisches Händedesinfektionsmittel, Plexiglas und Strömungsmanagement. Wir hatten einen Covid-Manager und ein Protokoll parat, das im Falle eines bestätigten Falls von Covid-19 ausgerollt wurde. Alles war schriftlich festgehalten und klar definiert.
Wir verpflichteten uns zu maximal 1.000 Personen pro Halle und richteten Zeitfenster für Mittagessen in Sechser-Tischen ein, was wir vorher noch nicht gemacht hatten. Es lief wirklich gut.

Der Einfluss einer Konferenz auf eine Destination
"Les Assises ist Teil einer der größten Konferenzen an der Côte d'Azur. Dahinter steht eine ganze Industrie im weitesten Sinne des Wortes, von Fluggesellschaften über Taxifahrer bis hin zu Hotels. Im Jahr 2020 wurden jedoch die meisten internationalen Messen in Nizza, Cannes und Monaco abgesagt, mit Ausnahme von Les Assises." - Alexandre Treffel, France Sales Manager, Monte-Carlo Société des Bains de Mer

War die Veranstaltung, was die Geschäftsmöglichkeiten der Besucher angeht, auf dem Niveau der Vorjahre?

Auf jeden Fall, zugegebenermaßen war die Auflage kleiner, aber es war eine unglaublich hochwertige Veranstaltung. Einige Teilnehmer sagten uns, dass sie das Gefühl hatten, dies sei die beste Les Assises seit langem gewesen. Das Feedback war extrem positiv und sehr ermutigend.

Planen Sie aufgrund dieses Feedbacks, in den kommenden Jahren Änderungen vorzunehmen, wenn die Pandemie abgeklungen ist?

Wir werden die richtige Balance zwischen dem qualitativen Erfolg und dem Erreichen unserer quantitativen Ziele finden müssen. Aber die Erholung wird schrittweise erfolgen, was uns Zeit gibt, die Formel anzupassen. Das ist ein langfristiger Prozess.

Was war das Highlight der 20. Ausgabe?

Die Eröffnungskonferenz mit dem Besuch des Prinzen. Wir waren gerührt von der Unterstützung, die wir vom Fürstentum erhielten. Es war ein emotionaler erster Tag, und dann haben wir gemerkt, dass wir es geschafft haben. Die Aussteller waren begeistert, dass sie zusammenkommen konnten. Einige Fachleute hatten sich seit über sechs Monaten nicht mehr gesehen!

Planen Sie schon die Ausgabe 2021?

Obwohl die erste Jahreshälfte unsicher ist, hoffen wir, dass die Situation in der zweiten Jahreshälfte unter Kontrolle ist, so dass wir am geplanten Termin im Oktober festhalten. Wir wissen, dass die Ausgabe 2021 mehr wie das letzte Jahr aussehen wird als 2019. Wir fangen an, über verschiedene Dinge nachzudenken, darunter das Format der Abende und die Veranstaltungsorte.

Haben Sie irgendwelche Tipps für Leute, die 2021 eine B2B-Veranstaltung in Monaco organisieren wollen?

Greifen Sie so weit wie möglich auf lokale Fachleute zurück. Ich rate meinen Mitarbeitern immer, auf die Ratschläge der Teams vor Ort zu hören. Ich habe großen Respekt vor den Menschen, die in Monaco arbeiten.
Wenden Sie sich auch an das Monaco Convention Bureau: Sie sind da, um Sie zu unterstützen und alle Beziehungen zu koordinieren. Ich habe viel mit Christine Barrabino [Leiterin des Monaco Convention Bureau] gearbeitet, die immer an meiner Seite war. Wir rufen uns auch jeden Monat an, um Entwicklungen zu besprechen und wie wir uns anpassen können. Die Teams im Grimaldi Forum und der Société des Bains de Mer waren ebenfalls großartig und unglaublich hilfreich.
Und schließlich sollten Sie wissen, wie Sie Ihre Bedürfnisse und Notwendigkeiten ausdrücken können. Das Ziel ist es, eine erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen und gleichzeitig die Einschränkungen aller zu verstehen.

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