Der Optimismus wächst

Der VDVO wollte in einer Mitgliederumfrage wissen, welchen Herausforderungen sich Veranstaltungsplaner*innen aktuell stellen müssen. Die Antworten zeichnen ein überwiegend optimistisches Bild. Dabei wurde deutlich, dass trotz der anhaltenden Corona-Thematik und der zeitgleich stattfindenden Energiekrise, die meisten Veranstaltungsplaner*innen durchaus zuversichtlich ins Jahr 2023 schauen.

87 % aller Befragten erwarten 2023 gleich viel oder mehr Veranstaltungen als 2022. Sogar 64% gaben an, identisch oder mehr Veranstaltungen als 2019 zu planen. „Nach zweieinhalb Jahren Einschränkungen bei Veranstaltungen stehen (fast) keine gesetzlichen Restriktionen für das kommende Jahr an! Wenn wir uns an das erste Quartal 2022 zurückerinnern, dann haben Corona-Maßnahmen die Veranstaltungsplanung erschwert und die Bereitschaft der Kunden war noch auf niedrigem Niveau. Im Messekalender 2023 findet man hingegen allein für das erste Quartal mehr als 300 Messen“, so Thorsten Schwartz, Geschäftsführer VDVO.

Die Veranstaltungsplaner*innen stehen aber auch parallel vor vielen alten, bekannten und zeitgleich neuen Herausforderungen. In der Umfrage wurden neben Coronapolitik und Energiekosten auch das Thema Nachhaltigkeit abgefragt. Bei dieser Frage gaben unter Sonstiges zudem noch 46% an, dass Personal- und Fachkräftemangel zurzeit das größte Dilemma ist.

„Waren beispielsweise Angebotsfristen von maximal 24 Stunden für Standard-Tagungsanfragen vor Ausbruch der Pandemie schon längst Normalität, so warten jetzt Veranstaltungsorganisatoren bis zu 10 Tage auf Angebote“, weiß Bernd Fritzges von der Personalnot bei den Tagungshotels zu berichten.

Viele der Befragten gaben an, dass Gäste oder Besucher von Veranstaltungen ein verändertes Verhalten gegenüber der Zeit vor Corona zeigen. Die Verbindlichkeit der Teilnehmer hat stark nachgelassen, kurzfristige Stornos oder No-Shows nehmen stark zu. Geänderte Reisekostenrichtlinien spielen hier selbstverständlich auch eine Rolle, aber die größte Herausforderung sehen die Veranstaltungsplaner*innen in der Kurzfristigkeit von Buchungen bzw. Anmeldungen.

Auf die Frage, inwiefern die gestiegenen Energiekosten die Veranstaltungsplaner*innen bei Ihrer täglichen Arbeit beeinflussen, sehen mehr als zwei Drittel in den Location- und Bewirtungskosten die größte Herausforderung. Selbstverständlich spielen auch die höheren Reisekosten eine große Rolle. Hier wichen Unternehmen mal auf online, hybrid oder dezentrale Veranstaltungen aus. Bei der letzten VDVO-Umfrage Anfang 2021 wurde ein Anstieg von 120% der hybriden Meetings zwischen der Zeit vor Corona und Ende 2020 festgestellt. Diese Art von Meetings wird in Zukunft weiter zunehmen, gerade auch unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit. Positiv lässt sich jedoch festhalten, dass aktuell nur 31% keine oder geringere Budgets bekommen.

Immerhin noch 70% aller Befragten wünschen sich flexiblere Stornobedingungen. 42% sagen, dass die Coronapolitik bzw. die Angst vor Ansteckung während hoher Fallzahlen sie bei ihrer täglichen Arbeit beeinflussen. Ein Wechsel von Livepräsenz zu Onlinepräsenz, sowie die Ausrichtung von dezentralen Events: damit haben viele der Befragten zu „kämpfen“. Und die Verschiebung von Veranstaltungen vom Winter in die wärmere Jahreszeit führt bei vielen Veranstaltungsplaner*innen zu periodisch höherer Arbeitsbelastung. Dies wird noch dadurch verstärkt, dass man immer wieder argumentieren muss, wie Veranstaltungen mittlerweile auch im Winter wieder problemlos möglich sind.