Chancen, Vorteile und Herausforderungen von Hybrid Events

Ein verändertes gesellschaftliches Denken erfordert eine neue Sichtweise auf künftige Veranstaltungsformate. Insbesondere Konferenzen, Tagungen, Versammlungen, Messen und Events mit direkter persönlicher Kommunikation sind als wesentlicher Teil der Unternehmenskommunikation einem konstanten Wandel unterworfen und die Pandemiesituation der letzten Monate hat uns diesbezüglich eine steile Lernkurve beschert. Hybride Events, seit mehreren Jahren bei vielen Veranstaltern auf dem Vormarsch, werden mit ihren Potentialen immer beliebter und treffen den Nerv der Zeit wie kaum ein anderes Format.

Die Basis eines Hybrid-Events ist der reale, dialog- und erlebnisorientierte Raum für Kommunikation zwischen Veranstaltern als Vertreter für Produkte, Unternehmen und Marken und den Konsumenten, Gästen und Teilnehmern in eben diesem physischen Raum. Beide Personengruppen sind physisch anwesend und somit onsite. Die zusätzliche Komponente besteht aus den Teilnehmern online. Findet das gleichzeitig, also in Echtzeit statt, dann ist das live! Denn „Live“ steht für mich schon immer für das zeitgleiche Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage, Sender und Empfänger bzw. Ereignis und Konsum. Ob als Zuschauer vor Ort oder vor einem Bildschirm wie z.B. bei einem Fußballspiel: Dieses kann ich sowohl im Stadion als auch bei der Übertragung im TV oder auch auf der Fanmeile auf einer Großbildleinwand live verfolgen.

Die Transformation in die neue Veranstaltungswelt birgt für Teilnehmer/Besucher wie für Veranstalter gleichermaßen Chancen und Vorteile in Bezug auf aktuelle Themen wie Wirtschaftlichkeit, Zeit, Umwelt-/Klimaschutz, Relevanz und Balance.

Wirtschaftlichkeit

Für alle Stakeholder sind geringere Aufwendungen hinsichtlich Reise- und Übernachtungskosten zu verbuchen. Einerseits müssen nicht alle für den Veranstalter aktive Personen präsent vor Ort sein. Grußwörter, Keynotes, Schirmherrschaften, Fachkompetenz oder Diskussionsteilnehmer können on demand produziert zugespielt oder live aus der ganzen Welt zugeschaltet werden. Andererseits können auch auf der Gästeseite einzelne Teilnehmer, zeitlich begrenzt oder gezielt nur zu einem bestimmten Thema online dabei sein und eben nicht ein Veranstaltungsticket für den ganzen Tag kaufen oder gar anreisen. Die Aufwendungen für Hospitality, sowohl auf Veranstalterseite als auch auf Seiten der Gäste, reduzieren sich entsprechend der Präsenz vor Ort. Durch eine Reduzierung der Anzahl der Gäste vor Ort spart der Veranstalter zusätzlich eventuell auch Kosten für Raum bzw. Grundflächen und je nach Sende- und Teilnehmerzahl auch für Veranstaltungstechnik, Bühne, Kulisse und Set.

Zeit

Bei ins Internet übertragenen Veranstaltungen bleibt den Teilnehmern vor allem der Zeitgewinn in positiver Erinnerung. Es entfallen die An- und Abreisezeiten, oftmals auch am Vorabend oder Folgetag. Teilnehmer sparen sich auch das frühzeitige Eintreffen am Veranstaltungsort, um sich einen guten Park- und Sitzplatz zu sichern. Für den Veranstalter sitzen eh alle Online-Teilnehmer in der ersten Reihe und Onsite gibt’s nur die Menge an Stühlen, wie Gäste vor Ort sind.

Umwelt-/ Klimaschutz

Untersuchungen zeigen, dass die CO2 Bilanz insbesondere durch Reisekosten beeinträchtigt wird. Somit ist klar, dass die Umwelt bei hybriden oder Online-Events gewinnt. Jedoch, auch der Betrieb von Informations- und Kommunikationstechnologie verursacht Emissionen. Die geringere Anzahl an Personen vor der Kamera und die virtuellen Lösungen ermöglichen, z.B. in Bezug auf Kulissen, mit vorhandenen oder wiederverwendbaren Hintergründen in Unternehmen, der Produktionsstätte oder outdoor zu arbeiten. So arbeiten wir bei Studio-toGo.de zum Beispiel nachhaltig mit natürlichen Materialien, die immer wieder
verwendet und überall eingesetzt werden können.

Relevanz

Durch die Alternative online oder onsite hat der Teilnehmer die Wahlmöglichkeit und kann Prioritäten, welche Veranstaltung lasse ich weg, wo genügt mir eine Onlineteilnahme und wo möchte ich gerne vor Ort mit dabei sein, setzen. Zukünftig werden diese Entscheidungen viel objektiver getroffen, besonders dann, wenn die Veranstaltung inhaltlich sowohl im Büro als auch am Veranstaltungsort in gleicher Qualität Informationen liefert. Dann fließen persönliche Treffen oder das Rahmenprogramm in die Entscheidung mit ein.

Balance

Auch wenn der Besuch von Veranstaltungen zum geschäftlichen Alltag zählt: Arbeit bleibt liegen oder muss verschoben werden, Reisezeiten kürzen freie Zeiten und auch die Zeit für Familie, Freunde und Freizeit leidet darunter. Ein Grund mehr, sich im Sinne einer ausgewogenen Work- Life- Balance dort Freiräume zu verschaffen, wo das durch Online-Teilnahmen von Veranstaltungen möglich ist. In Summe steht dies für ein verstärkt selbstorganisiertes und werteorientiertes Bewusstsein.

Neben diesen Chancen und Vorteilen gibt es für Hybride Events auch Herausforderungen

Die Online-Teilnehmer wollen sowohl emotionalisiert, involviert und motiviert werden, wie auch untereinander netzwerken. Was zunächst herausfordernd erscheint, lässt sich aber mit einer detaillierten Planung und Durchführung sowie ausgefeilter Technik meistern und erzeugt im Ergebnis einen mess- und spürbaren Mehrwert für Gastgeber und Gäste.Es reicht meistens nicht, von einer bestehenden Präsenzveranstaltung mal eben in die hybride Version zu wechseln und dabei die Anforderungen beider Teilnehmergruppen vor Ort und am Screen zu vernachlässigen. Es ist entscheidend, den Event über die Inhalte, Story und die Bildsprache an die verschiedenen Empfänger anzupassen. Es gibt viele Details, die dafür beachtet werden müssen. Dazu zählt ein kamerataugliches Lichtdesign, das auch am Screen funktioniert, ebenso das Abwägen von Datensicherheit zu Gunsten der Benutzerfreundlichkeit von angewendeten Tools oder die Übertragungskapazität für das Streaming oder auch die Einbindung des Streams auf der Veranstalter-Homepage – immer mit dem Ziel, die optimale Aufmerksamkeit, Emotionalisierung und Verbindung der Live- und Online-Teilnehmer zu schaffen.

Kurz: Der Hybrid-Event muss vor Ort überzeugen und auch die Gäste am Bildschirm mitnehmen. Sonst führt den Onlineteilnehmer der nächste Klick unweigerlich zum Email-Eingang oder anderem wichtigem.

Der Aufwand für die Planung und Umsetzung eines Online oder Hybrid-Event ist dem einer Präsenzveranstaltung gleichzusetzen, die Rollen, Kompetenzen und Methoden haben sich jedoch deutlich gewandelt. Im Fokus erfolgreicher Events stehen Inszenierung, Spannungsbogen und Emotionalisierung des Live- und Online-Publikums. Dafür müssen abhängig vom Veranstaltungsformat und den Inhalten Einspieler, Gamification, Votings, Wahlen, Netzwerk und andere interaktive Elemente mit den erforderlichen Bestandteilen von Präsenz -Events wie einem Bühnenbild, Kulissen mit entsprechender technischer Ausstattung zusammengebracht werden.