Ein verändertes gesellschaftliches Denken erfordert eine neue Sichtweise auf künftige Veranstaltungsformate. Insbesondere Konferenzen, Tagungen, Versammlungen, Messen und Events mit direkter persönlicher Kommunikation sind als wesentlicher Teil der Unternehmenskommunikation einem konstanten Wandel unterworfen und die Pandemiesituation der letzten Monate hat uns diesbezüglich eine steile Lernkurve beschert. Hybride Events, seit mehreren Jahren bei vielen Veranstaltern auf dem Vormarsch, werden mit ihren Potentialen immer beliebter und treffen den Nerv der Zeit wie kaum ein anderes Format.
Für alle Stakeholder sind geringere Aufwendungen hinsichtlich Reise- und Übernachtungskosten zu verbuchen. Einerseits müssen nicht alle für den Veranstalter aktive Personen präsent vor Ort sein. Grußwörter, Keynotes, Schirmherrschaften, Fachkompetenz oder Diskussionsteilnehmer können on demand produziert zugespielt oder live aus der ganzen Welt zugeschaltet werden. Andererseits können auch auf der Gästeseite einzelne Teilnehmer, zeitlich begrenzt oder gezielt nur zu einem bestimmten Thema online dabei sein und eben nicht ein Veranstaltungsticket für den ganzen Tag kaufen oder gar anreisen. Die Aufwendungen für Hospitality, sowohl auf Veranstalterseite als auch auf Seiten der Gäste, reduzieren sich entsprechend der Präsenz vor Ort. Durch eine Reduzierung der Anzahl der Gäste vor Ort spart der Veranstalter zusätzlich eventuell auch Kosten für Raum bzw. Grundflächen und je nach Sende- und Teilnehmerzahl auch für Veranstaltungstechnik, Bühne, Kulisse und Set.
Bei ins Internet übertragenen Veranstaltungen bleibt den Teilnehmern vor allem der Zeitgewinn in positiver Erinnerung. Es entfallen die An- und Abreisezeiten, oftmals auch am Vorabend oder Folgetag. Teilnehmer sparen sich auch das frühzeitige Eintreffen am Veranstaltungsort, um sich einen guten Park- und Sitzplatz zu sichern. Für den Veranstalter sitzen eh alle Online-Teilnehmer in der ersten Reihe und Onsite gibt’s nur die Menge an Stühlen, wie Gäste vor Ort sind.
Untersuchungen zeigen, dass die CO2 Bilanz insbesondere durch Reisekosten beeinträchtigt wird. Somit ist klar, dass die Umwelt bei hybriden oder Online-Events gewinnt. Jedoch, auch der Betrieb von Informations- und Kommunikationstechnologie verursacht Emissionen. Die geringere Anzahl an Personen vor der Kamera und die virtuellen Lösungen ermöglichen, z.B. in Bezug auf Kulissen, mit vorhandenen oder wiederverwendbaren Hintergründen in Unternehmen, der Produktionsstätte oder outdoor zu arbeiten. So arbeiten wir bei Studio-toGo.de zum Beispiel nachhaltig mit natürlichen Materialien, die immer wieder
verwendet und überall eingesetzt werden können.
Durch die Alternative online oder onsite hat der Teilnehmer die Wahlmöglichkeit und kann Prioritäten, welche Veranstaltung lasse ich weg, wo genügt mir eine Onlineteilnahme und wo möchte ich gerne vor Ort mit dabei sein, setzen. Zukünftig werden diese Entscheidungen viel objektiver getroffen, besonders dann, wenn die Veranstaltung inhaltlich sowohl im Büro als auch am Veranstaltungsort in gleicher Qualität Informationen liefert. Dann fließen persönliche Treffen oder das Rahmenprogramm in die Entscheidung mit ein.
Auch wenn der Besuch von Veranstaltungen zum geschäftlichen Alltag zählt: Arbeit bleibt liegen oder muss verschoben werden, Reisezeiten kürzen freie Zeiten und auch die Zeit für Familie, Freunde und Freizeit leidet darunter. Ein Grund mehr, sich im Sinne einer ausgewogenen Work- Life- Balance dort Freiräume zu verschaffen, wo das durch Online-Teilnahmen von Veranstaltungen möglich ist. In Summe steht dies für ein verstärkt selbstorganisiertes und werteorientiertes Bewusstsein.
Die Online-Teilnehmer wollen sowohl emotionalisiert, involviert und motiviert werden, wie auch untereinander netzwerken. Was zunächst herausfordernd erscheint, lässt sich aber mit einer detaillierten Planung und Durchführung sowie ausgefeilter Technik meistern und erzeugt im Ergebnis einen mess- und spürbaren Mehrwert für Gastgeber und Gäste.Es reicht meistens nicht, von einer bestehenden Präsenzveranstaltung mal eben in die hybride Version zu wechseln und dabei die Anforderungen beider Teilnehmergruppen vor Ort und am Screen zu vernachlässigen. Es ist entscheidend, den Event über die Inhalte, Story und die Bildsprache an die verschiedenen Empfänger anzupassen. Es gibt viele Details, die dafür beachtet werden müssen. Dazu zählt ein kamerataugliches Lichtdesign, das auch am Screen funktioniert, ebenso das Abwägen von Datensicherheit zu Gunsten der Benutzerfreundlichkeit von angewendeten Tools oder die Übertragungskapazität für das Streaming oder auch die Einbindung des Streams auf der Veranstalter-Homepage – immer mit dem Ziel, die optimale Aufmerksamkeit, Emotionalisierung und Verbindung der Live- und Online-Teilnehmer zu schaffen.